Là gì Freight Audit Savings Calculator?
▾
Máy tính kiểm tra cước vận chuyển giúp các nhóm hậu cần và tài chính định lượng độ chính xác của hóa đơn cước vận chuyển, xác định các lỗi thanh toán và tính toán lợi ích tài chính của việc triển khai chương trình kiểm tra cước vận chuyển có hệ thống. Kiểm tra cước vận chuyển là quá trình xem xét hóa đơn của hãng vận chuyển so với giá hợp đồng, dữ liệu lô hàng và cam kết dịch vụ để xác định các khoản phí quá mức, lỗi thanh toán và các khoản phí phụ chưa được hưởng - sau đó thu hồi các khoản phí quá mức đó từ hãng vận chuyển. Lỗi thanh toán cước vận chuyển là rất phổ biến. Các nghiên cứu trong ngành liên tục phát hiện ra rằng 2–8% hóa đơn vận chuyển hàng hóa có sai sót và hướng sai sót có lợi cho người vận chuyển - tính phí quá mức phổ biến hơn nhiều so với tính phí thấp. Các loại lỗi bao gồm: phân loại hàng hóa không chính xác (áp dụng sai loại NMFC); chênh lệch trọng lượng (cân lại tại cơ sở vận chuyển vượt quá trọng lượng do người gửi hàng khai báo); hóa đơn trùng lặp; phí bổ sung cho các dịch vụ không được cung cấp (phí thang máy được lập hoá đơn khi không cần thang máy); tỷ lệ phụ phí nhiên liệu không chính xác; lỗi tỷ lệ (áp dụng sai tỷ lệ cho làn đường hoặc trọng lượng); và phí sửa địa chỉ cho các địa chỉ được định dạng chính xác. Đối với những người gửi hàng cỡ vừa và nhỏ, lỗi thanh toán cước phí thể hiện mức tính phí quá mức hàng năm từ 1–4% tổng chi phí vận chuyển hàng hóa. Với ngân sách vận chuyển hàng hóa trị giá 2 triệu USD, khoản phí vượt quá có thể thu hồi được là 20.000–80.000 USD mỗi năm - đủ để bù đắp chi phí cho công nghệ kiểm tra cước vận chuyển hoặc dịch vụ kiểm toán của bên thứ ba. Các chủ hàng lớn với ngân sách vận chuyển hàng hóa trên 50 triệu USD thường thu hồi được hàng triệu USD mỗi năm thông qua kiểm toán có hệ thống. Kiểm toán vận tải hàng hóa ngày càng được tự động hóa. Nền tảng kiểm toán và thanh toán cước vận chuyển (FAP) (nVision Global, Cass Information Systems, Transplace, AFS Logistics) kết nối với dữ liệu thanh toán của nhà cung cấp dịch vụ thông qua EDI hoặc API, áp dụng logic tỷ giá theo hợp đồng và tự động xác định những khác biệt để giải quyết tranh chấp hoặc tín dụng tự động. Các nền tảng này thường tính phí 1–2% chi phí vận chuyển hàng hóa đã được kiểm toán nhưng thu hồi 1,5–4% — tạo ra ROI dương.
DigiCalcs delivers precision-engineered tools for engineers and STEM professionals.
Công thức
▾
Số tiền thu hồi sau kiểm tra = Tổng chi phí vận chuyển × Tỷ lệ lỗi thanh toán × Tỷ lệ thu hồi
ROI kiểm tra cước vận chuyển = (Số tiền thu hồi - Chi phí chương trình kiểm tra) / Chi phí chương trình kiểm toán × 100%
Chi phí vận chuyển hàng hóa hòa vốn = Chi phí chương trình kiểm toán / (Tỷ lệ lỗi thanh toán × Tỷ lệ phục hồi)
Tỷ lệ lỗi thanh toán = Số hóa đơn có lỗi / Tổng hóa đơn × 100%
Tỷ lệ tính phí quá mức = Tổng số tiền tính phí quá mức / Tổng chi phí vận chuyển hàng hóa × 100%
Ví dụ đã làm việc:
- Chi phí vận chuyển hàng năm: 1.500.000 USD
- Tỷ lệ sai sót thanh toán (trung bình ngành): 3,5%
- Phí quá mức trung bình cho mỗi lỗi: $45
- Hóa đơn hàng tháng: 800; Số lỗi ước tính: 800 × 3,5% = 28 lỗi/tháng
- Phí quá mức hàng tháng: 28 × $45 = $1.260
- Phí quá mức hàng năm: 15.120 USD
- Chi phí dịch vụ kiểm toán hàng hóa: 1,5% chi phí được kiểm toán = 22.500 USD/năm
- Đợi - sử dụng phương pháp % quá tải:
Số tiền tính phí quá mức: 1.500.000 USD × tỷ lệ tính phí quá mức 2,5% = 37.500 USD
Tỷ lệ thu hồi: 75% = 28.125 USD được thu hồi
Chi phí dịch vụ kiểm toán: 1,0% chi tiêu = 15.000 USD
ROI ròng: ($28.125 - $15.000) / $15.000 = 87,5% ROIChú giải biến
▾
| Ký hiệu | Tên | Đơn vị | Mô tả |
|---|---|---|---|
| S_freight | Tổng chi phí vận chuyển hàng hóa | $/year | Chi phí vận chuyển hàng hóa hàng năm trên tất cả các phương thức và hãng vận chuyển |
| ER% | Tỷ lệ lỗi thanh toán | % | Tỷ lệ hóa đơn có lỗi thanh toán |
| OC% | Tỷ lệ quá tải | % | Tổng số tiền tính phí quá mức theo % chi phí vận chuyển hàng hóa (thường là 1,5–5%) |
| RR% | Tỷ lệ phục hồi | % | Tỷ lệ phí quá mức được xác định đã được thu hồi thành công từ các hãng vận chuyển |
| ROI_audit | ROI của chương trình kiểm toán | % | (Phục hồi - Chi phí kiểm toán) / Chi phí kiểm toán × 100% |
Cách Freight Audit Savings Calculator
▾
- 1Thiết lập cơ sở chi tiêu vận chuyển hàng hóa của bạn. Lấy hóa đơn của hãng vận chuyển trong 12 tháng và phân loại theo hãng vận chuyển, phương thức (bưu kiện, LTL, FTL, đường biển, đường hàng không) và làn đường. Điều này thiết lập tổng chi tiêu có thể kiểm tra và xác định nhà cung cấp dịch vụ và phương thức nào thể hiện mức chi tiêu cao nhất — và do đó có khả năng phục hồi sau kiểm tra cao nhất.
- 2Tính toán tỷ lệ lỗi thanh toán từ một cuộc kiểm tra mẫu. Chọn 100 hóa đơn ngẫu nhiên và kiểm tra từng hóa đơn theo cách thủ công dựa trên: bảng giá theo hợp đồng, dữ liệu lô hàng (trọng lượng thực tế, kích thước, dịch vụ được sử dụng) và điều khoản của nhà cung cấp dịch vụ. Đếm các hóa đơn có bất kỳ sự khác biệt nào và đo tổng giá trị lỗi bằng đô la. Mẫu này cung cấp tỷ lệ lỗi thanh toán và giá trị quá mức trung bình của bạn.
- 3Xác định các loại lỗi phổ biến trong hồ sơ vận chuyển hàng hóa của bạn. Các chủ hàng khác nhau có các loại lỗi phổ biến khác nhau dựa trên hồ sơ vận chuyển của họ. Những người gửi hàng có khối lượng bưu kiện lớn thường gặp phải các tranh chấp về trọng lượng về kích thước, lỗi giao hàng tại khu dân cư và phí chỉnh sửa địa chỉ. Các chủ hàng của LTL thường phát hiện ra lỗi phân loại hàng hóa và thanh toán bổ sung cho các dịch vụ không được cung cấp. Xác định 3 loại lỗi hàng đầu của bạn để tập trung nguồn lực kiểm tra.
- 4Tính toán khả năng phục hồi. Áp dụng tỷ lệ lỗi thanh toán và giá trị tính phí quá mức trung bình cho toàn bộ hóa đơn hàng năm của bạn: Khả năng khôi phục = (Tổng hóa đơn × Tỷ lệ lỗi × Giá trị tính phí quá mức trung bình) × Tỷ lệ khôi phục. Tỷ lệ khôi phục phản ánh tỷ lệ lỗi đã xác định mà bạn tranh chấp và khôi phục thành công — thường là 70–90% đối với các vi phạm hợp đồng được ghi lại.
- 5Đánh giá các lựa chọn chương trình kiểm toán. Các phương án: (a) Kiểm toán nội bộ thủ công — tốn nhiều công sức, phù hợp với các chủ hàng nhỏ có <200 hóa đơn/tháng; (b) Phần mềm kiểm tra cước vận chuyển — tự động hóa việc kiểm tra cước phí so với hợp đồng, tự động xác định những khác biệt; (c) Dịch vụ FAP (Kiểm tra & Thanh toán Vận chuyển) của bên thứ ba — được thuê ngoài hoàn toàn, tính phí theo % chi tiêu được kiểm toán hoặc % thu hồi; (d) Đánh giá tích hợp TMS — đánh giá là một mô-đun trong Hệ thống quản lý vận tải.
- 6Tính toán ROI của chương trình kiểm toán. So sánh mức thu hồi ước tính hàng năm với chi phí chương trình kiểm toán (đăng ký phần mềm + thời gian của nhân viên hoặc phí dịch vụ của bên thứ ba). ROI dương cho thấy chương trình kiểm toán đáng được thực hiện. Bao gồm các lợi ích phụ: khả năng hiển thị về hiệu suất của nhà cung cấp dịch vụ, dữ liệu để đàm phán lại giá cước và tài liệu tuân thủ.
- 7Thực hiện và theo dõi việc thực hiện kiểm toán. Đo lường hàng tháng: số lượng hóa đơn được kiểm toán, tỷ lệ sai sót, số tiền thu hồi và tỷ lệ thu hồi. Xu hướng tỷ lệ lỗi theo thời gian — một chương trình kiểm tra hoạt động tốt sẽ tạo ra trách nhiệm giải trình giúp nhóm thanh toán của nhà cung cấp dịch vụ cải thiện độ chính xác, giảm tỷ lệ lỗi trong tương lai và thay đổi hoạt động kiểm tra từ khôi phục lỗi thuần túy sang giám sát tuân thủ liên tục.
Ví dụ có lời giải
▾
Lỗi/tháng: 2.500×4%=100. Phí quá mức/tháng: 100×$12=$1.200. Hàng năm: $14,400. Phục hồi 80%: 11.520 USD. Đợi đã - tốt hơn nên sử dụng dựa trên chi tiêu: $800.000×4%×80%... hãy tính toán: số tiền tính phí quá mức = 100 lỗi/tháng × 12 tháng × $12 = $14.400/năm. Thu hồi: $14.400×80%=$11.520. Hmm, hoặc: $800K×lỗi thanh toán theo số tiền: nếu 4% hóa đơn có lỗi trung bình là $12 trên hóa đơn trung bình là $320 (=$800K/2500): 4% giá trị = $32K tính phí quá mức. Thu hồi 80% = 25.600 USD. Phần mềm $8,400. ROI = ($25.600-$8.400)/$8.400 = 205%.
Lỗi loại: 500×6%=30 lô hàng/tháng × 85 USD = 2.550 USD/tháng. Hàng năm: $30,600. Tỷ lệ thu hồi 85%: 26.010 USD. Chi phí kiểm tra của bên thứ ba: 1% chi tiêu LTL = 24.000 USD. Lợi nhuận ròng: $26,010-$24,000=$2,010 năm đầu tiên. Trong những năm tiếp theo: nhà cung cấp dịch vụ cải thiện độ chính xác trong phân loại — khả năng phục hồi liên tục giảm xuống còn 15 nghìn đô la nhưng chi phí kiểm tra vẫn còn — chương trình hòa vốn hàng năm chỉ tính riêng giá trị dữ liệu.
PSS không cần thông báo: 5 triệu USD×2%=100.000 USD. BAF sai: 5 triệu USD×1,5%=75.000 USD. Bản sao: 5 triệu USD×0,5%=25.000 USD. Tổng số được xác định: 200.000 USD. Tỷ lệ thu hồi (tranh chấp về hóa đơn đường biển khó hơn): 70% = 140.000 USD. Dịch vụ kiểm toán ở mức 0,8% = 40.000 USD. ROI ròng: ($140K-$40K)/$40K = 250%.
Tỷ lệ lỗi 3%: 80×3%=2,4 lỗi/tháng. Với mức phí quá mức trung bình là 180 USD (tập trung vào LTL): mức phí quá mức là 432 USD/tháng. Phục hồi 85%: $367/tháng = $4,404/năm. Chi phí kiểm tra thủ công: 4h×$25×12=$1.200. Ròng: $3,204. Cũng có giá trị: dữ liệu cho các cuộc đàm phán của nhà cung cấp dịch vụ và trách nhiệm giải trình ở cấp độ dịch vụ.
Ứng dụng thực tế
▾
Kiểm tra hợp đồng vận chuyển hàng năm: Nhóm tài chính tiến hành kiểm tra chi phí vận chuyển hàng năm để xác nhận rằng giá cước theo hợp đồng đang được áp dụng chính xác - thường phát hiện việc áp dụng sai bảng giá trong 6–18 tháng kể từ lần đàm phán hợp đồng gần đây nhất.
Dữ liệu thương lượng giá cước: Dữ liệu kiểm tra cước vận chuyển cho thấy tỷ lệ lỗi của hãng vận tải, mô hình phụ phí và tổng chi tiêu theo làn đường cung cấp đòn bẩy định lượng trong đàm phán giá cước hàng năm - thể hiện sự tinh tế của người gửi hàng và cam kết về khối lượng.
Quản lý hiệu suất của nhà cung cấp dịch vụ: Kết quả kiểm tra vận chuyển hàng hóa được đưa vào thẻ điểm của nhà cung cấp dịch vụ — theo dõi độ chính xác trong thanh toán cùng với hiệu suất giao hàng đúng hạn và yêu cầu bồi thường để đánh giá chất lượng tổng thể của nhà cung cấp dịch vụ.
Phân tích chênh lệch ngân sách: Cơ quan kiểm soát tài chính sử dụng dữ liệu phục hồi kiểm toán cước vận chuyển để giải thích chênh lệch ngân sách vận chuyển hàng hóa — sự khác biệt giữa chi phí vận chuyển dự kiến và thực tế được giải thích một phần là do lỗi thanh toán đã được (hoặc không) phát hiện và thu hồi được.
Trường hợp đặc biệt
▾
Kiểm toán vận chuyển hàng hóa sau mua lại: Khi một công ty mua lại một doanh nghiệp khác,
Kiểm tra cước phí sau mua lại: Khi một công ty mua lại một doanh nghiệp khác, việc kiểm tra cước phí đối với hóa đơn lịch sử của công ty bị mua lại (quay lại 1–3 năm trong thời gian tranh chấp của các hãng vận chuyển) có thể thu hồi các khoản phí quá mức đáng kể. 'Kiểm toán lịch sử' này thường được thực hiện trên cơ sở dự phòng (kiểm toán viên chiếm 30–50% số tiền thu hồi được) và không phát sinh chi phí trả trước. Việc thu hồi 1–5% chi phí vận chuyển hàng hóa trong 1–2 năm lịch sử là điều thường thấy trong các cuộc kiểm toán sau mua lại của các công ty không có chương trình kiểm toán trước.
Nhà cung cấp dịch vụ tự thanh toán và đối chiếu EDI: Các chủ hàng lớn có thể hoạt động trên một
Nhà cung cấp dịch vụ tự thanh toán và đối chiếu EDI: Các chủ hàng lớn có thể thực hiện theo thỏa thuận 'tự thanh toán' trong đó họ tính toán mức giá chính xác và thanh toán số tiền đó, sau đó đối chiếu với hóa đơn của nhà cung cấp dịch vụ. Điều này chuyển trách nhiệm chứng minh từ người gửi hàng (chứng minh hóa đơn của người vận chuyển sai) sang người vận chuyển (chứng minh tính toán của người gửi hàng là sai). Việc tự thanh toán yêu cầu quản lý hợp đồng tỷ giá rất chặt chẽ và thường chỉ có ý nghĩa đối với những người gửi hàng có khối lượng hóa đơn cực cao và cơ sở hạ tầng TMS phức tạp.
Kiểm toán vận tải đa tiền tệ quốc tế: Kiểm toán vận tải quốc tế
Kiểm toán vận chuyển hàng hóa bằng nhiều loại tiền tệ quốc tế: Việc kiểm tra hóa đơn vận chuyển hàng hóa quốc tế làm tăng thêm sự phức tạp: hóa đơn có thể bằng nhiều loại tiền tệ yêu cầu chuyển đổi tỷ giá hối đoái; phụ phí quốc tế (phụ phí BAF, CAF, PSS, ECA đối với đường biển; phí an ninh, phí quy định đối với đường hàng không) có mức phí phức tạp và thường xuyên thay đổi; hải quan và phí xuất xứ/điểm đến từ nhiều bên phải được đối chiếu trên các tài liệu khác nhau. Các nhà cung cấp FAP quốc tế chuyên biệt có khả năng chuyển đổi tiền tệ và đối chiếu hóa đơn của nhiều bên được tích hợp trong nền tảng của họ.
ROI kiểm tra cước vận chuyển theo mức chi tiêu cước vận chuyển
▾
| Chi phí vận chuyển hàng năm | Tỷ lệ lỗi điển hình | Ước tính. Phí quá mức | Phục hồi (80%) | Chi phí kiểm toán | Lợi ích ròng |
|---|---|---|---|---|---|
| 100.000 USD | 3% | 3.000 USD | 2.400 USD | $1.200 (thủ công) | 1.200 USD |
| 500.000 USD | 3,5% | 17.500 USD | 14.000 USD | 5.000 USD (phần mềm) | 9.000 USD |
| 1.000.000 USD | 4% | 40.000 USD | 32.000 USD | 10.000 USD (phần mềm) | 22.000 USD |
| 5.000.000 USD | 4% | 200.000 USD | 160.000 USD | 50.000 USD (dịch vụ FAP) | 110.000 USD |
| 20.000.000 USD | 3% | 600.000 USD | 480.000 USD | 160.000 USD (FAP) | 320.000 USD |
| 50.000.000 USD | 2,5% | 1.250.000 USD | 1.000.000 USD | 350.000 USD (FAP) | 650.000 USD |
Câu hỏi thường gặp
▾
Tỷ lệ lỗi thanh toán cước vận chuyển điển hình là gì?
Các nghiên cứu trong ngành (Cass, nVision, AFS) luôn cho thấy tỷ lệ lỗi thanh toán là 2–8% số hóa đơn có lỗi. Tỷ lệ thay đổi tùy theo: loại hãng vận chuyển (các hãng vận chuyển bưu kiện có tỷ lệ thấp hơn ~2–3% do hệ thống tự động; các hãng vận chuyển LTL 3–6%; các hãng vận chuyển đường biển/hàng không quốc tế 4–8% do cơ cấu thuế quan và phụ phí phức tạp); độ phức tạp của lô hàng (nhiều điểm dừng, xử lý đặc biệt hoặc lô hàng quốc tế có tỷ lệ lỗi cao hơn); và độ phức tạp của cấu trúc tỷ lệ (nhiều phụ kiện hơn và giá đặc biệt = nhiều cơ hội xảy ra lỗi hơn). Hướng sai sót có lợi cho các nhà cung cấp dịch vụ - dù cố ý hay không, số lần tính phí quá cao vượt xa số lần tính phí dưới mức.
Các loại lỗi thanh toán cước vận chuyển phổ biến nhất là gì?
Các lỗi thanh toán cước phí phổ biến nhất: (1) Tranh chấp về trọng lượng kích thước - nhà vận chuyển đo lại và tính phí nhiều hơn kích thước do người gửi hàng khai báo; (2) Lỗi phân loại NMFC - Hãng vận tải LTL nâng cấp cước vận chuyển lên loại có mật độ cao hơn; (3) Các khoản phí bổ sung được tính cho các dịch vụ không được cung cấp - phí thang máy, giao hàng tại khu dân cư, phí chỉnh sửa địa chỉ cho các địa chỉ chính xác; (4) Lỗi tính toán phụ phí nhiên liệu - áp dụng tỷ lệ phần trăm phụ phí nhiên liệu không chính xác; (5) Hoá đơn trùng lặp; (6) Lỗi tỷ giá - áp dụng sai tỷ giá theo hợp đồng; (7) Sai trọng lượng — lô hàng rơi vào bậc giá thấp hơn nhưng được tính phí ở bậc cao hơn; (8) Đảm bảo giao hàng không thành công - nhà cung cấp dịch vụ gửi hóa đơn cho dịch vụ đảm bảo không giao hàng đúng thời hạn.
Làm cách nào để tranh chấp về phí vận chuyển quá cước?
Quy trình tranh chấp về phí vận chuyển quá cước: (1) Xác định lỗi cụ thể bằng tài liệu hỗ trợ — bản sao hợp đồng, vận đơn, bằng chứng giao hàng và hóa đơn không chính xác; (2) Gửi khiếu nại chính thức tới bộ phận thanh toán/khiếu nại của nhà cung cấp dịch vụ thông qua phương thức ưa thích của họ (email, cổng thông tin, EDI); (3) Cung cấp bằng chứng cụ thể: đối với các tranh chấp về trọng lượng, số đo đã được chứng nhận của bạn; đối với lỗi dịch vụ, hồ sơ theo dõi của chính người vận chuyển cho thấy việc giao hàng trễ; (4) Tham khảo điều khoản hợp đồng cụ thể hoặc biểu giá bị vi phạm; (5) Theo dõi trong thời hạn tranh chấp của nhà cung cấp dịch vụ (thường là 30–180 ngày kể từ ngày lập hóa đơn - sau đó nhà cung cấp dịch vụ có thể từ chối yêu cầu bồi thường). Duy trì trạng thái theo dõi, số lượng và kết quả đăng ký tranh chấp.
Tôi nên kiểm tra nội bộ hóa đơn của nhà cung cấp dịch vụ hay sử dụng dịch vụ của bên thứ ba?
Quyết định tùy thuộc vào khối lượng và nguồn lực: Kiểm toán nội bộ là thực tế đối với <200 hóa đơn/tháng với một nhân viên có thể phân bổ 5–10 giờ/tháng. Trên 500 hóa đơn/tháng, phần mềm kiểm tra cước vận chuyển (thường có giá từ 300–1.500 USD/tháng) cung cấp khả năng kiểm tra giá cước tự động toàn diện hơn nhiều so với xem xét thủ công. Trên 2.000 hóa đơn/tháng hoặc hơn 5 triệu USD chi phí vận chuyển hàng năm, dịch vụ FAP của bên thứ ba (tính phí 0,5–2% chi tiêu được kiểm toán) cung cấp công nghệ toàn diện, thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ để giải quyết tranh chấp và tích hợp xử lý thanh toán. Các dịch vụ của bên thứ ba thường thu hồi 1,5–4% chi tiêu, tạo ra ROI dương ngay cả sau khi tính phí.
Nhà cung cấp kiểm tra và thanh toán cước vận chuyển (FAP) là gì?
Các nhà cung cấp FAP (Kiểm tra và Thanh toán Vận chuyển) là các công ty chuyên quản lý toàn bộ vòng đời của hóa đơn vận chuyển: nhận, xác thực, kiểm tra theo giá hợp đồng, nộp hồ sơ tranh chấp, xử lý thanh toán và phân tích báo cáo. Họ duy trì cơ sở dữ liệu hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ, tự động kiểm tra tốc độ thông qua EDI/API và có các nhóm khiếu nại chuyên trách để giải quyết tranh chấp. Các nhà cung cấp FAP chính: Cass Information Systems (giao dịch công khai), nVision Global, AFS Logistics (AFS), Transplace (một công ty Uber Freight) và Genpact (dành cho doanh nghiệp lớn). FAP hợp nhất tất cả hóa đơn của nhà cung cấp dịch vụ thành một tệp thanh toán duy nhất, cải thiện việc quản lý tiền mặt và loại bỏ chi phí xử lý thanh toán trực tiếp của nhà cung cấp dịch vụ.
Cơ chế giải quyết tranh chấp của nhà cung cấp dịch vụ là gì và tại sao nó lại quan trọng?
Các nhà cung cấp dịch vụ đặt ra giới hạn thời gian trong đó phải nộp đơn tranh chấp về hóa đơn - sau đó họ có thể từ chối xem xét khiếu nại. FedEx và UPS: các tranh chấp thường phải được nộp trong vòng 60 ngày kể từ ngày lập hóa đơn. Nhà cung cấp dịch vụ LTL: thường là 180 ngày. Các hãng vận tải biển quốc tế: tranh chấp khác nhau tùy theo hãng vận chuyển và điều khoản hợp đồng, thường kéo dài từ 30–60 ngày. Việc bỏ lỡ khoảng thời gian tranh chấp có thể bị mất vĩnh viễn việc thu hồi các khoản phí quá mức hợp pháp. Hệ thống kiểm tra vận chuyển hàng hóa tự động tự động ghi lại và lưu trữ các tranh chấp trong cửa sổ bắt buộc — một trong những lợi thế chính của chúng so với các quy trình xem xét thủ công có thể mất hàng tháng để xác định lỗi.
Kiểm tra vận chuyển hàng hóa có thể làm hỏng mối quan hệ của nhà vận chuyển không?
Việc kiểm tra vận chuyển hàng hóa chuyên nghiệp không được làm tổn hại đến mối quan hệ của người vận chuyển khi tranh chấp là hợp pháp và được nộp bằng tài liệu phù hợp. Các nhà vận chuyển mong đợi sự kiểm tra từ các chủ hàng chuyên nghiệp - lỗi thanh toán là một chi phí kinh doanh mà các nhà vận chuyển phải gánh chịu. Điều có thể làm tổn hại đến các mối quan hệ là: tích cực đưa ra những tuyên bố có vấn đề; tài liệu kém (không có bằng chứng hỗ trợ); tỷ lệ tranh chấp quá mức cho thấy người gửi hàng đang cố gắng chơi trò thanh toán; hoặc sử dụng tranh chấp như một chiến thuật đàm phán. Tập trung tranh chấp vào những vi phạm hợp đồng rõ ràng, ghi chép kỹ lưỡng và duy trì giọng điệu chuyên nghiệp trong mọi giao tiếp. Nhiều nhà quản lý tài khoản của nhà cung cấp dịch vụ coi các chủ hàng đang hoạt động kiểm toán là những người tinh vi hơn và xứng đáng được đầu tư vào việc đàm phán giá cước.
Lỗi thường gặp cần tránh
▾
- !Không duy trì các hợp đồng giá cước hiện tại của nhà cung cấp dịch vụ đã ký ở định dạng có thể tìm kiếm được. Việc kiểm tra vận chuyển hàng hóa là không thể nếu không có mức giá hợp đồng - hóa đơn chỉ có thể được kiểm tra theo những gì đã thỏa thuận. Các công ty thương lượng mức giá bằng lời nói, qua chuỗi email hoặc với đại diện của nhà cung cấp dịch vụ mà không ký hợp đồng không thể chính thức tranh chấp về sự khác biệt trong thanh toán. Mỗi cuộc đàm phán giá cước phải tạo ra một thỏa thuận giá cước đã ký hoặc bản sửa đổi biểu giá được lưu trữ và bộ phận kiểm toán có thể truy cập được.
- !Chỉ tranh luận những lỗi lớn và bỏ qua những lỗi nhỏ mang tính hệ thống. Một lỗi $5 cho mỗi hóa đơn trên 1.000 hóa đơn hàng tháng = $60.000 mỗi năm do tính phí quá mức có hệ thống — có tác động mạnh hơn một lỗi $10.000 một lần. Các chương trình kiểm tra vận chuyển hàng hóa chỉ tập trung vào các lỗi riêng lẻ có giá trị cao đã bỏ sót các lỗi nhỏ mang tính hệ thống nhưng tổng hợp lại thành các khoản thu hồi lớn nhất. Hệ thống kiểm tra tự động phát hiện các lỗi hệ thống nhỏ mà việc xem xét thủ công bỏ sót.
- !Chờ đợi quá lâu để thực hiện một chương trình kiểm toán chính thức. Các công ty thường thừa nhận đang xảy ra lỗi thanh toán cước phí nhưng lại trì hoãn thực hiện chương trình kiểm toán. Trong khi đó, mỗi tháng không kiểm toán là tiền bị mất vĩnh viễn (vượt quá thời hạn tranh chấp của nhà vận chuyển). Ngay cả việc xem xét thủ công đơn giản 1 giờ mỗi tháng đối với 20 hóa đơn ngẫu nhiên cũng tốt hơn là không kiểm tra — nó xác định các mẫu lỗi và định lượng vấn đề, xây dựng trường hợp kinh doanh để đầu tư kiểm toán toàn diện hơn.
Mẹo Chuyên Nghiệp
Tiến hành kiểm tra vận tải hàng hóa thí điểm trong 90 ngày trước khi quyết định có nên đầu tư vào một chương trình lâu dài hay không. Kiểm tra 100% hóa đơn theo cách thủ công trong 90 ngày, ghi lại mọi lỗi được tìm thấy và tính tỷ lệ thu hồi hàng năm. Điều này chuyển đổi ROI của chương trình kiểm toán từ ước tính lý thuyết thành con số đã được chứng minh dựa trên hồ sơ vận chuyển hàng hóa thực tế của bạn — làm cho trường hợp kinh doanh cho khoản đầu tư liên tục trở nên hấp dẫn và cụ thể.
Bạn có biết?
Cass Information Systems, một trong những công ty thanh toán và kiểm toán vận tải hàng hóa lớn nhất, thay mặt khách hàng xử lý khoảng 70 tỷ USD thanh toán cước vận chuyển hàng năm — khiến Cass Information Systems trở thành một trong những công ty xử lý thanh toán lớn nhất trong ngành hậu cần toàn cầu. Khả năng hiển thị dữ liệu từ việc kiểm tra khối lượng hóa đơn cước vận chuyển này mang lại cho Cass một bộ dữ liệu chuẩn vô song để hiểu xu hướng giá cước và các mẫu lỗi thanh toán.
Regional Guides
▾
🇺🇸 US▾
🇬🇧 UK▾
🇪🇺 EU▾
Tài liệu tham khảo
Nhận Mẹo Toán Hàng Tuần
Tham gia cùng 12.000+ người đăng ký để nhận mẹo về máy tính mỗi tuần.